De vijf gouden regels bij interne audits!

Zorg ervoor dat het managementteam de implementatie van het managementsysteem ondersteunt.

Het is belangrijk voor het topmanagement om verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen managementsysteem en het belang van continue verbetering te begrijpen. Lees hier de vijf gouden regels voor interne audits en u bent op de hoogte!

1) Wanneer u start met de implementatie van een managementsysteem en ook tijdens de uitvoering van een interne audit, is er commitment van het managementteam nodig. Wanneer het MT uitdraagt hoe belangrijk dit is, helpt dit bij de interne audits zelf en bij verbetering van het managementsysteem en daarmee met de prestatie van de organisatie in zijn geheel. 

Dit is ook terug te lezen in de ISO 45001 en de andere ISO-normen met Annex SL als bijlage. Deze managementsystemen stellen dat het topmanagement haar verantwoordelijkheid dient te nemen. Bij de ISO 45001 helpt het de QHSE-manager c.q. Veiligheidsmanager om aandacht te krijgen voor verbeterplannen, wat de veiligheid in de organisatie in zijn geheel kan verbeteren. 

2) Wanneer er commitment is vanuit het topmanagement, is het belangrijk om dit kenbaar te maken aan de rest van de organisatie.
Als het MT de belangrijkheid van uitvoering van interne audits niet verkondigt aan de auditees, dan kunnen de interne audits minder effectief zijn.

Het helpt om hierbij de doelstelling van een interne audit duidelijk te maken. De uiteindelijke doelstelling van het houden van interne audits is uiteraard niet het identificeren van afwijkingen of tekortkomingen. Het gaat er niet om dat men alleen gewezen wordt op tekortkomingen, maar dat er verbetering mogelijk is door open te staan voor elkaars fouten én door het delen van successen. Dit zorgt ervoor dat men de resultaten van interne audits beter zal accepteren en samen wilt werken om te zorgen voor verbetering. Het is juist een mogelijkheid om kansen te identificeren zodat de organisatie haar prestaties kan verbeteren. 

3) Use your social skills!
Om te helpen bij het waarborgen van een effectief intern auditsysteem, is het belangrijk dat een auditor de skills heeft om vergaderingen te houden, vragen te stellen, processen te observeren, zijn of haar oordeel te geven, problemen aan te kaarten, onderzoek te doen en bevindingen te schrijven. Dit staat of valt met de juiste vaardigheden, houding en audittechnieken. Een interne auditor is succesvol in zijn of haar werk wanneer gebruik wordt gemaakt van de volgende benodigde sociale vaardigheden;

a) Integriteit; een basisvereiste als interne auditor.

b) Eerlijke presentatie; het is belangrijk om te zorgen voor een eerlijke en correcte rapportage. De bevindingen en conclusies in het audit rapport moeten een eerlijk en correct beeld geven van de audit activiteiten.

c) Een professionele aanpak; een auditor dient een zorgvuldig afgewogen oordeel te kunnen geven tijdens de audits. 

d) Vertrouwelijkheid; het is zeer belangrijk om zorgvuldig en vertrouwelijk om te gaan met de verzamelde informatie.

e) Onafhankelijkheid; een auditor dient objectieve conclusies te kunnen nemen. 

f) Evidence-based approach: het is belangrijk om conclusies te trekken op basis van bewezen feiten, niet op basis van een mening. Er dient dan gebruik gemaakt te worden van een systematisch auditproces.  

Naast deze vaardigheden, dienen auditors in ieder geval kennis te hebben van de volgende onderwerpen:

- Auditprincipes en -technieken,

- Kennis en basisprincipes van het managementsysteem,

- Bedrijfs- en organisatieaspecten,

- Toepasselijke wetten, voorschriften, vergunningen en eisen van klanten,

- Normen voor voedselveiligheid en hygiëne,

- Kwaliteitsnormen,

- Producten, inclusief services en bedrijfsprocessen. 

Wilt u zichzelf hierin verbeteren? Boek een interne auditor training en verbeter uw vaardigheden!

4) Timemanagement.
Dit kan nog steeds een onderschat maar belangrijk onderdeel zijn bij interne audits; het goed plannen van de audits zelf. Het plannen en uitvoeren van interne audits kost tijd, meer dan u verwacht. Het is belangrijk om te beginnen met een risicoanalyse, om te zorgen dat de belangrijke afdelingen op tijd worden meegenomen in de audits. 

5) Voorbereiding.
Een goede voorbereiding omvat het plannen van de processen en afdelingen die meegenomen moeten worden bij de audits (zie punt 4), ook is het belangrijk om de resultaten van de voorgaande audits mee te nemen. Een aangewezen gekwalificeerd persoon dient verantwoordelijk te zijn voor het toewijzen van audits in deze planning.  Het schema voor een interne audit dient in ieder geval gebaseerd te zijn op de volgende criteria:

    o     Risicoanalyse van de bedrijfsactiviteiten,

    o     Analyse van de afhandeling van klachten van klanten,

    o     Resultaten van eerdere audits,

    o     Aantal uitstaande of aangekaarte tekortkomingen,

    o     Wettelijke vereisten.

Wanneer interne auditors goed zijn opgeleid en werken in lijn met de bedrijfsdoelstellingen, is het mogelijk om de overall performance van de organisatie op het gebied van kwaliteit, gezondheid en veiligheid op het werk en/of voedselveiligheid te verbeteren. 

Bent u QHSE-manager en wilt u weten hoe u bijdraagt aan de resultaten van de organisatie? Meld u aan voor de QHSE-masterclass!