ISO/ DIS 14001:2014 - Naar een nieuwe norm voor milieumanagementsystemen

Nieuwe versie ISO 14001 verschijnt in 2015

Volgend jaar verschijnt een nieuwe versie van de internationale norm voor milieumanagementsystemen, ISO 14001. Op basis van het huidige DIS-concept uit juli 2014 biedt dit artikel een samenvattend overzicht van de te verwachten wijzigingen.

Noodzaak tot veranderingen

Sinds het verschijnen van de huidige versie van ISO 14001 in 2004 is er veel veranderd. Accenten in milieuthema’s zijn verschoven. Vroeger ging het over allerlei vormen van vervuiling. Tegenwoordig gaat het steeds vaker over onderwerpen als klimaatverandering, afnemende biodiversiteit en schaarste van grondstoffen. Het recyclen van grondstoffen krijgt meer aandacht en het milieubeleid wordt steeds vaker onderdeel van het beleid van bedrijven gericht op maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Dat waren redenen voor de Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO) om te komen tot actualisering van ISO 14001.

Uniforme structuur

De afgelopen jaren is door ISO een ingrijpende wijziging vastgesteld met de zogenaamde High Level Structure (HLS), volgens de ISO-richtlijn Annex SL. Alle ISO-normen voor managementsystemen krijgen voortaan een nieuwe, uniforme structuur (zie kader). Die gaat niet alleen gelden voor ISO 14001, maar ook voor alle nieuwe versies van bijvoorbeeld ISO 9001 (kwaliteit), ISO 50001 (energie) en ISO 45001 (arbeidsomstandigheden, ter vervanging van OHSAS 18001). De nieuwe HLS gaat uit van vaste hoofdstukken en paragrafen en hanteert zoveel mogelijk eenduidige formuleringen en definities. Dat maakt het voor organisaties gemakkelijk om managementsystemen te integreren, bijvoorbeeld in een KAM-managementsysteem.

Hoofdstukken en paragrafen ISO 14001:2004 Hoofdstukken ISO 14001:2015 (HLS)
1. Scope 1. Scope
2. Normative References 2. Normative References
3. Terms and Definitions 3. Terms and Definitions
4. Environmental management system requirements 
4.1. General requirements 
4.2. Environmental policy 
4.4. Implementation and operation 
4.5. Checking 
4.6. Management review
4. Context of the organization 
5. Leadership 
6. Planning 
7. Support 
8. Operation 
9. Performance evaluation 
10. Improvement

Milieu geïntegreerd in ondernemingsbeleid

In de HLS is vastgelegd dat het managementsysteem, het milieubeleid en de milieudoelen expliciet moeten aansluiten bij de ondernemingsstrategie en geïntegreerd moeten zijn in alle bedrijfsprocessen. Een heel hoofdstuk is gewijd aan ‘leiderschap’ en daarin krijgt het hoogste management van de organisatie een aantal uitdrukkelijke verantwoordelijkheden ten aanzien van het milieumanagementsysteem. De tijd is over voor bedrijven waar het gecertificeerde managementsysteem vooral een gedelegeerde verantwoordelijkheid is van de milieucoördinator.

Organisatiecontext

De HLS kent ook een nieuwe paragraaf over ‘de context van de organisatie’. Dat geeft kort gezegd aan dat de organisatie inzicht moet hebben in zijn relatie tot het milieu, en de interne en externe factoren moet inventariseren die invloed kunnen hebben op het milieumanagementsysteem in het algemeen en het realiseren van beoogde milieuprestaties in het bijzonder. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een soort milieugerelateerde ‘SWOT-analyse’ (SWOT staat voor strengths, weaknesses, opportunities and threats’). Daarmee moet rekening worden gehouden in de formulering van beleid, doelen en maatregelen en bij de vaststelling van de reikwijdte van het milieumanagementsysteem.

Belanghebbenden

Nieuw is ook dat organisaties dienen na te gaan wat diverse interne en externe belanghebbenden van de organisatie verwachten op milieugebied, en dat meewegen in hun milieuactiviteiten en in de daaraan gerelateerde communicatie-uitingen.

Risicomanagement

In het milieumanagementsysteem dient voortaan meer aandacht te zijn voor risico’s en kansen vanuit het milieumanagementsysteem. Daarover is een nieuwe paragraaf toegevoegd. De risico’s en kansen kunnen voortkomen uit de formulering van de context en de eisen en verwachtingen van belanghebbenden. Tot nu dienden risico’s te worden aangepakt door middel van ‘preventieve acties’. Dat wordt nu vervangen door risicomanagement. Waar nodig dient actie te worden ondernomen om geïdentificeerde risico’s te verminderen en te beheersen.

Documentatie

In de HLS komen verplichte, schriftelijke procedures niet meer voor. Begrippen als ‘schriftelijke procedures’ en ‘vastlegging van registraties’ zijn vervangen door één begrip: ‘gedocumenteerde informatie’. Er komt meer vrijheid om de omvang van gedocumenteerde informatie te bepalen, mede afhankelijk van de omvang van de organisatie, de aard en complexiteit van processen en de competentie van personeel.

Procesindicatoren

Er komt er een expliciete verplichting om bij doel- en taakstellingen indicatoren te formuleren. Dat maakt het mogelijk de uitvoering en realisatie van die doelen beter te monitoren en waar nodig bij te sturen.

Milieuaspecten in de waardeketen

Naast de wijzigingen als gevolg van de HLS, zijn er ook wijzigingen die specifiek zijn voor ISO 14001. De nieuwe norm vraagt meer dan voorheen aandacht aan de levenscyclus van geleverde producten en diensten. Het milieumanagementsysteem richt zich gaat niet alleen op beheersing van milieurisico’s binnen de bedrijfspoorten, maar er dient ook milieuaandacht zijn voor bij inkoop, transport, ontwerp, de gebruiksfase en de afvalfase van producten.

Communicatie

Tenslotte worden in de nieuwe norm de communicatieverplichtingen uitgebreid. Er moet een soort (intern en extern) communicatieplan zijn waarin de organisatie vastlegt wat, wanneer, hoe en met wie wordt gecommuniceerd over diverse milieu-onderwerpen. Verder is vereist dat de verstrekte informatie betrouwbaar is. 

Schema ISO/ DIS 14001

Op weg naar definitieve invoering

Het huidige (Engelstalige) tweede concept van ISO 14001 heet in ISO-termen ‘Draft International Standard’ (DIS). Het is de bedoeling dat in september 2015 de definitieve nieuwe norm ISO 14001:2015 zal worden gepubliceerd. Het is niet te verwachten dat er nog essentiële wijzigingen zullen plaatsvinden. De hoofdlijnen staan, de High Level Structure is leidend en de veranderingen ten opzichte van het eerste concept zijn minimaal. Er zal waarschijnlijk een overgangstermijn van drie jaar komen, waarin gecertificeerde organisaties zelf kunnen bepalen wanneer ze overstappen naar de nieuwe norm.

Wat kunnen gecertificeerde bedrijven doen?

Hoe groot de gevolgen zijn van de nieuwe norm, voor bestaande gecertificeerde milieumanagementsystemen, zal van geval tot geval verschillen. Het is hoe dan ook van belang dat organisaties zich voorbereiden op de veranderingen. Daarvoor zijn de volgende stappen van belang:

  • Op basis van de DIS-versie, adviseren wij u om zich primair te richten op de onderwerpen die volledig nieuw zijn of die de grootste verandering ondergaan. Die onderwerpen moeten in ieder geval onderdeel van een op te stellen veranderplan. Zorg dat belangrijke sleutelfiguren in uw organisatie (milieucoördinatoren, interne auditoren) inzicht krijgen in de belangrijkste veranderingen in de ISO 14001, al dan niet in combinatie met de wijzigingen in andere normen, zoals ISO 9001, door middel van training en voorlichting. Wij bieden hier speciale workshops voor aan:
    • Transitietraining ISO/DIS 14001: 2014 (1 dag)
    • Workshop ISO/DIS 14001:2014 (0,5 dag)
  • Betrek uw certificatie-instelling om zicht te krijgen in de belangrijkste prioriteiten om de verandering van uw milieumanagementsysteem vorm te geven. Dit kan door het laten uitvoeren van een gap-analyse en coaching of het volgen van incompany trainingen bij LRQA.
  • Maak de opzet van een overgangsplan en betrek vanaf het begin het hoogste management bij het verandertraject.