Integratie Managementsystemen

Kostenbesparing en grotere effectiviteit door nieuwe structuur managementsystemen, dat is het doel. Bedrijven zijn zich bewust van de mogelijkheden van meerdere managementsystemen en normen en ervaren bij de keuze hiervoor dat integratie naar één managementsysteem veel tijd en dus organisatiekosten kan besparen. Het toenemend aantal normen en eisen vraagt om integratie van normen tot één managementsysteem. Hiervoor is de zogenaamde “High Level Structure” (HLS) ontwikkeld, ook wel plug-in model genoemd. Dit model bevat de kernelementen die voor alle managementsysteemnormen (o.a. ISO 9001, 14001, 18001 en 27001) identiek zijn. Voorbeelden van kernelementen zijn: risicobenadering, aandacht voor stakeholders, systeem voor verbeteren, leiderschap en bewustzijn.

Werksessie intergratie management

Meld u aan voor één van de volgende data in 2014 via onze trainingspagina:

  • 29 januari in Utrecht
  • 25 maart in Waalwijk of Geldrop
  • 14 april in Utrecht
  • 6 mei in Waalwijk/Geldrop

Risicobenadering en stakeholders

De grootste uitdaging in de “High Level Structure” is de risicobenadering. De risicobenadering is niet in alle gevallen en expliciet onderdeel van de norm, met name in een kwaliteitsmanagementsysteem is deze vaak onderbelicht. In de HLS wordt verwacht dat interne en externe aspecten die invloed hebben op het doel van het managementsysteem worden beheerst (dat zijn risicofactoren). Stakeholders bepalen in steeds groter mate wat belangrijk is voor de bedrijfsvoering. Deze eisen en verwachtingen worden betrokken in de risicobenadering. Beheersing van de risicofactoren moet verder uitgewerkt. Er wordt gekeken naar de noodzakelijke mate van beheersing. Onderscheid kan gemaakt worden in organisatorische aspecten (o.a. leiderschap, competenties, awareness, taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden), technische aspecten (o.a. onderhoud, kallibratie) en procedurele aspecten (o.a. processen, procedures en instructies, IT systemen).

Integrale managementsystemen

De HLS biedt de mogelijkheid om meerdere managementsystemen en onderwerpen te koppelen aan dezelfde basis: “HLS kapstok”. Zo ontstaat er een consistente manier om risico’s te identificeren en te beheersen ongeacht het aandachtsgebied. Voordelen hiervan zijn: 

  • Voor de gebruiker is het veel inzichtelijker wat de bedrijfsprocessen en risico’s zijn 
  • Medewerkers worden zich beter bewust van hun verwachte bijdrage in de organisatie 
  • Het onderhoud van het managementsysteem wordt eenvoudiger en goedkoper 
  • Audits kunnen effectiever en efficiënter worden uitgevoerd 
  • Betere aansluiting bij de bedrijfsvoering 
  • Integreren van corporate eisen (governance) in het managementsysteem

LRQA en integratie managementsystemen

LRQA heeft uitgebreide kennis van de toepassing van verschillende normen in diverse sectoren. LRQA biedt al jarenlang ondersteuning bij het ontwikkelen en optimaliseren van managementsystemen waarbij wij het uitvoeren van stakeholder- en risicoanalyses een belangrijk aandachtpunt is. Wij kunnen u dan ook professioneel en pragmatisch begeleiden. In het kader van de introductie van de HLS en het daadwerkelijk integreren van managementsystemen kunnen wij de volgende diensten aanbieden:

Het uitvoeren van een Quick-Scan

Tijdens de Quick-Scan wordt er gekeken naar de bestaande managementsystemen om inzicht te krijgen in: 

  • Hoe ziet het systeem er uit qua structuur en opzet 
  • Wat zijn de eisen, wensen en ambities ten opzichte van het managementsysteem 
  • In hoeverre wordt hier aan voldaan 
  • In hoeverre wordt al voldaan aan de structuur van de HLS 

Aan het einde van de Quick-scan wordt er een rapportage en een eerste opzet voor een plan van aanpak opgeleverd om te komen tot een geïntegreerd managementsysteem. 

Het verzorgen van een Workshop risicoanalyse

Tijdens deze workshop leggen wij de principes uit van risicomanagement. Tevens kunnen wij gezamenlijk met u een eerste aanzet maken bij het in kaart brengen van bedrijfsrisico’s. Vervolgens leggen wij uit hoe er vervolgstappen genomen kunnen worden om deze risico’s te beheersen. Afhankelijk van de norm of het onderwerp kunnen wij een geschikt expert inzetten.

Het verzorgen van een Workshop integratie managementsystemen

  • Tijdens een workshop worden volgende zaken behandeld met de verantwoordelijke functionarissen: 
  • een plan van aanpak voor het integreren van managementsystemen 
  • een stappenplan voor opzet van één managementsysteem 
  • risico’s en beheersmaatregelen 
  • aansluiting op nieuwe HLS structuur

Ondersteuning bij de integratie van de managementsystemen

Afhankelijk van uw relatie met LRQA (wel/geen certificatie) kan LRQA in deze fase ondersteunen met o.a. de volgende activiteiten: 

  • vaststellen of het systeem of onderdelen van het systeem voldoen aan de betreffende normen 
  • uitleg geven over onduidelijkheden en interpretatie van de normen 
  • sparring partner over opzet en structuur van het systeem 
  • uitvoeren van implementatietrajecten 
  • projectuitvoering en coördinatie 
  • workshops en trainingen

Toetsing tegen normen op effectiviteit en volledigheid

Om vast te stellen of het nieuwe systeem effectief geïmplementeerd is, kan LRQA het managementsysteem toetsen tegen de betreffende normen. 

De toetsing bestaat uit de volgende zaken: 

  • het vaststellen of het systeem voorziet in alle relevante onderdelen van de normen 
  • Is het systeem effectief geïmplementeerd

Meer informatie 

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ton Wessels via 010 2018 425.