ISO 9001 directiebeoordeling

De management review – of directiebeoordeling – is een beoordeling van de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem door het topmanagement van een organisatie. Een belangrijke review dat onderdeel is van het management rapportageproces. En op basis hiervan worden besluiten genomen ter verbetering van het functioneren van de organisatie. Hoe maakt u nu zo’n review?

In drie processtappen een review

De directiebeoordeling wordt met een beperkte frequentie, minimaal één keer per jaar, uitgevoerd. De review bestaat uit drie processtappen:

  • Input verkrijgen (voorbereiding)
  • Oordeel over kwaliteitsmanagementsysteem
  • Output management review

De voorbereiding en vastlegging kunnen door het topmanagement worden uitbesteed. De uitvoering, de daadwerkelijke review, is expliciet de verantwoordelijkheid van het topmanagement. 

In het management-reviewproces vervult de kwaliteitsmanager een coördinerende rol in de aanlevering van de input en de totstandkoming van de output. Dat wil niet te zeggen dat de kwaliteitsmanager deze taken zelf uitvoert. De input voor de directiebeoordeling kan bijvoorbeeld (deels) worden verkregen van andere (staf)afdelingen en het verslag van de review kan worden opgesteld door een management assistent. De kwaliteitsmanager ziet erop toe dat het hele proces beheerst wordt uitgevoerd. De conclusies, besluiten en verbetermaatregelen die van het topmanagement, inclusief benodigde middelen, worden vastgelegd. We raden aan de verbetermaatregelen op te nemen in een verzameloverzicht (actielijst). Dan kan de voortgang systematisch gemonitord worden tijdens periodiek directieoverleg.

Tips voor de ISO 9001 directiebeoordeling

  • Bereid je goed voor. Hoe beter de input, hoe beter de output.
  • Werk samen. De toegevoegde waarde ligt juist in het groepsproces.
  • Verzamel benodigde gegevens gedurende het jaar. En dus niet op het laatste moment.
  • Maak van de directiebeoordeling één moment. Dit maakt de benodigde helikopterview mogelijk.
  • Breng structuur aan. Ontwikkel vooraf een format.
  • Maak gebruik van een procesbegeleider.
  • Spreek een duidelijk oordeel uit.

ISO en de directiebeoordeling

De nieuwe ISO 9001:2015 vereist dat de directiebeoordeling wordt uitgevoerd op grond van informatie over de volgende onderwerpen:

  • de status van acties die zijn voortgekomen uit voorgaande directiebeoordelingen;
  • externe en interne ontwikkelingen (‘issues’) die relevant zijn voor het kwaliteitsmanagementsysteem;
  • informatie over  trends met betrekking tot :
    •  klanttevredenheid;
    • procesprestaties
    • het voldoen aan eisen van producten en diensten;
    •  afwijkingen en corrigerende maatregelen;
    •  auditresultaten;
    • kansen voor verbetering.
  • aanvullend dient de directiebeoordeling volgens de nieuwe norm te zijn gebaseerd op informatie over en trends in:
    • feedback van relevante belanghebbenden;
    • de mate waarin kwaliteitsdoelstellingen zijn gerealiseerd;
    • resultaten van monitoren en meten;
      • de prestaties van externe aanbieders;
      • de toereikendheid van middelen;
      • de doeltreffendheid van ondernomen acties voor het beheersen van risico’s en oppakken van kansen.

Daarnaast vereist de nieuwe norm dat in de directiebeoordeling expliciet wordt beoordeeld of er in het kwaliteitsmanagementsysteem zaken veranderd moeten worden om de gekozen strategie te kunnen (blijven) realiseren. Al met al is de reikwijdte van de directiebeoordeling dus flink uitgebreid met de komst van ISO 9001:2015.

Certiked

Dit artikel is een versimplificatie van het artikel uit het blad: Kwaliteit in bedrijf en geschreven door Certiked, een onderdeel van Lloyd’s Register. Download hier het volledige artikel.