ISO 9001 audit in een certificatieproces

Na de ontwikkeling van een kwaliteitsmanagementsysteem is het raadzaam deze met regelmaat te analyseren op de implementatie en effectiviteit. Dit continue verbeterproces is immers het doel van een kwaliteitsmanagementsysteem en daar zijn de audits van essentieel belang. De audits zijn onder te verdelen in interne audits en externe audits. Een interne audit wordt uitgevoerd door getrainde medewerkers van de organisatie en een externe audit door een gekwalificeerde assessor van buiten de organisatie. Tijdens een ISO 9001:2015 certificatietraject wordt een externe audit uitgevoerd door Lloyds Register. Wat is het nut hiervan? Wat zijn de voordelen voor uw organisatie en waaraan moet uw organisatie voldoen voordat een auditor op bezoek komt?

Doel van de ISO 9001 audit

De ‘certificatie-audit’ voor de ISO 9001 norm beoordeelt of uw kwaliteitsmanagementsysteem effectief waarde toevoegt aan uw organisatie. De auditor bekijkt waar de verbeterpunten liggen en welke risico’s uw organisatie loopt. Deze risico’s worden beoordeeld aan de hand van de door uw organisatie opgestelde eisen aan het kwaliteitsmanagementsysteem, de internationaal geldende eisen van de ISO 9001:2015 norm en de unieke auditaanpak die verschilt per certificerende instelling.

Voorbeelden auditonderwerpen ISO 9001

Hieronder enkele voorbeelden die aan bod kunnen komen gedurende een ISO 9001:2015 externe audit in willekeurige volgorde:

  • Wat is de strategie van de organisatiedirectie?
  • Hoe ziet het ontwerp van het kwaliteitsbeleid eruit en hoe is de informatievoorziening?
  • Operationele processen van de organisatie en het systeem, denk aan processen als monitoring, rapportage en evaluatie
  • Systeemdocumenten en traceerbaarheid over de effectiviteit van de interne audits
  • Klachtenbehandeling
  • Hoe draagt het kwaliteitsmanagementsysteem bij aan het organisatiedoeleinde? Denk aan de effectiviteit en eventuele tekortkomingen
  • Terugkoppelen van de bevindingen tijdens alle audits en voorstellen van mogelijke oplossingen

Voordelen van een ISO 9001 audit

De audits niet enkel een formaliteit in het certificatieproces. De ISO 9001:2015 audits zijn onafhankelijk, worden uitgevoerd door gekwalificeerde assessors die kennis hebben van uw sector, zijn periodiek en helpen uw organisatie verder. Door uw processen door een externe auditor te laten beoordelen en aan de hand van het auditrapport concreet verbeterprocessen in gang te zetten, kan uw organisatie structureel optimaliseren, leren en groeien. Met andere woorden de audit is een krachtig middel om uw organisatie naar een hoger volwassenheids- en kwaliteitsniveau te tillen.

Het proces van de ISO 9001 audit

Hoe is de ISO 9001 audit opgebouwd? Het ISO 9001 auditproces voor certificatie is opgebouwd uit twee fasen, een vooronderzoek en een intern bezoek, gevolgd door periodieke surveillance audits. Vervolgens vindt er een driejaarlijkse cyclus plaats met aan het eind van deze cyclus telkens een audit voor certificaatvernieuwing.

Fase 1: ISO 9001 audit

In deze fase nemen we de volgende zaken met u door:

  • Het ontwerp en definitie van het kwaliteitsmanagementsysteem van uw organisatie
  • Een zelfassessment en de essentiële indicatoren van het systeem
  • De inhoudelijkheid van uw auditopdracht (contract)

Vervolgens wordt bepaald of u op kunt gaan voor fase 2.

Fase 2: ISO 9001 audit

Fase twee is altijd een bezoek van de auditor op locatie en daarbij komt het volgende aan bod. Uw kwaliteitsbeleid wordt beoordeeld en getoetst aan de hand van de aangeleverde documentatie en tegen de eisen van de norm. Mochten er na deze twee fasen geen grote tekortkomingen zijn geconstateerd dan ontvangt u uw certificaat.

Voorbereiden op de ISO 9001 audit

Hoe kan uw organisatie zich optimaal voorbereiden op een ISO 9001:2015 audit? Hieronder enkele tips om het auditproces optimaal te laten verlopen.

  • Stel uw team samen en train deze (kwaliteits)functionarissen en maak hen verantwoordelijk voor het uitvoeren van interne audits.
  • Voer regelmatig de interne audits uit
  • Zorg ervoor dat de resultaten van de interne audits goed worden gecommuniceerd binnen alle lagen van de organisatie.
  • Zorg ervoor dat de resultaten van interne audits leiden tot passende correcties in het kwaliteitsmanagementsysteem.
  • Documenteer de resultaten als bewijs van het ontwikkelproces van de organisatie.
  • Zorg dat de organisatie en de directe in het bijzonder betrokken blijven bij het kwaliteitsbeleid.

Lloyds Register is uw partner

Lloyds Register kan u helpen bij het opzetten van een goed auditplan. Onze experts helpen u graag met al uw vragen. Of meld u aan voor een van onze open trainingen of boek een bedrijfstraining.