Aanlevering aanvullende KvK gegevens voor lagere inspectiefrequentie ISZW voor OHSAS-18001 en toekomstige ISO-45001 klanten

Omdat uw organisatie een OHSAS 18001-certificaat heeft of hiervoor bij ons een offerte heeft aangevraagd willen wij u graag informeren dat uw organisatie in Nederland in aanmerking kan komen voor een lagere frequentie van inspecties door de Inspectie SZW. Een uitzondering hierop zijn wel bedrijven met een hoog risico, zoals de BRZO-bedrijven. Deze bedrijven komen niet in aanmerking voor deze verlaging en mocht uw bedrijf hieronder vallen, dan hoeft u verder niets te doen op dit moment.

In verband met deze verlaagde inspectiefrequentie is het voor Inspectie SZW en de gecertificeerde organisaties van belang dat er een goede koppeling kan worden gelegd tussen de basisadministratie van de Kamer van Koophandel en de informatie over het OHSAS 18001 / ISO 45001-certificaat. Voor de Inspectie SZW is de identificatie van vestigingen essentieel bij de uitvoering van het toezicht en de planning van de inspectie. De Inspectie SZW heeft daarom in overleg met de CI’s (certificerende instellingen) en Stichting Coördinatie Certificatie Milieu- en Arbo managementsystemen (SCCM) een standaard werkwijze voorgesteld.

Werkwijze nieuwe klanten

  1. Wanneer uw organisatie in aanmerking wil komen voor een lagere inspectiefrequentie verzoeken wij u het formulier ingevuld en tijdens de certificatie audit aan uw auditor aan te bieden. Het formulier is hier te downloaden.
  2. De verstrekte  informatie wordt vervolgens bij het certificeringsonderzoek door uw auditor beoordeeld. Het door uw organisatie opgestelde document wordt tevens opgenomen in de documentatie van LRQA.
  3. Met het behaalde certificaat  zal deze informatie doorgestuurd worden naar het SCCM. SCCM geeft periodiek de lijst met gecertificeerde organisaties inclusief KVK- en vestigingsnummers door aan Inspectie SZW.
  4. De Inspectie SZW neemt deze vervolgens op in haar registratie van organisaties/vestigingen met een OHSAS-certificaat en past haar inspectie programma’s hierop aan indien relevant.

Werkwijze bestaande klanten

  1. De nu al gecertificeerde organisaties leggen in het op deze website beschikbaar gestelde formulier vast welke vestigingen onder de scope van het certificaat vallen (met KvK-nummers + vestigingsnummers + naam + adres) en dragen dit over aan hun certificerende instelling. Het formulier is hier te downloaden.
  2. LRQA beoordeelt of deze opgave in overeenstemming is met de scope van het managementsysteem. Het door uw organisatie opgestelde document wordt opgenomen in de documentatie van LRQA en zal (met het certificaat) doorgestuurd worden naar het SCCM.
  3. SCCM geeft periodiek de lijst met gecertificeerde organisaties inclusief KVK- en vestigingsnummers door aan Inspectie SZW die deze vervolgens opneemt in haar registratie van organisaties/vestigingen met een OHSAS-certificaat.

!! Voor de organisaties die op dit moment OHSAS 18001-gecertificeerd zijn is het verzoek om deze informatie uiterlijk voor eind Januari 2016 door te geven. Dit wordt vervolgens bij het eerst volgende controle- of herbeoordelingsonderzoek (mogelijk) aanvullend beoordeeld.  

Handelwijze bij wijzigingen in uw situatie na de eerste registratie

Het formulier dient door uw organisatie zelf actueel gehouden te worden. Bijna elke organisatie onder gaat wel veranderingen. Voorbeelden van veranderingen die mogelijk impact hebben op de inspectiefrequentie zijn: uw certificering wijzigt zoals de scope of de gecertificeerde vestigingen, u sluit een vestiging of start juist een nieuwe vestiging op, uw bedrijfsstructuur verandert en/of de KvK inschrijving van de organisatie wijzigt. Het geactualiseerde document dient u opnieuw naar LRQA te sturen. Dit wordt vervolgens bij het eerst volgende controle- of herbeoordelingsonderzoek (mogelijk) aanvullend beoordeeld. Aan de hand van veranderingen beoordeelt de CI of het geactualiseerd document ook naar SCCM moet worden doorgezonden en/of dit nog aanpassingen in uw certificatie vraagt.

Indien U geen gebruik wilt maken van deze mogelijkheid

Als uw organisatie niet van deze mogelijkheid voor verlichting van de inspectiefrequentie gebruik wil maken, hoeft u niet te reageren. Wij zullen dit proces ook niet verder actief opvolgen.

Wanneer uw organisatie in aanmerking wil komen voor een lagere inspectiefrequentie verzoeken wij u het bijgaande formulier ingevuld te mailen naar het volgende email-adres: helpdesk@lrqa.nl Wij zorgen er vervolgens voor dat deze gegevens via SCCM worden doorgegeven aan de Inspectie SZW.

Wij hopen zo u geholpen te hebben om eventuele onnodige inspecties van de Inspectie SZW op uw vestigingen te voorkomen.

Bij vragen kunt u contact opnemen met Dhr. F.S. den Hoedt, Technical Manager EHS.